K-sign 사용 설명서 — 서명을 받는 분께

1들어가기

K-sign은 조합이 만든 전자서명 도구입니다. 사람의 서명이 필요한 문서를 다룹니다 — 동의서, 확인서, 위임장, 서면결의표 같은 것들입니다.

지부 공문의 결재·발번·직인·발송은 여기가 아니라 지부 공문 시스템에서 합니다. 로그인이 같아서 두 시스템을 오갈 수 있습니다. 여기서는 서명을 받는 일만 합니다.

들어오시면 보이는 화면

마이홈에 조안·진행 중·완료가 몇 건인지 나오고, 아래에 파일 올리기와 서식으로 시작 두 갈래가 있습니다. 오른쪽에서 내 서명을 바꾸거나 내 주소록으로 갈 수 있습니다.

마이홈 위쪽 — 처리할 일 건수와 서명 받기 안내 — 마이홈. 지부 자체 문서에 쓰시는 것이라 사용량 제한은 없습니다.

마이홈 아래쪽 — 최근 문서 목록과 지부 집행부께 드리는 안내 — 아래쪽에 최근 문서와 안내가 있습니다. 일반 조합원은 받은 문서에 서명하는 것까지만 하십니다.

2서명 받기

가지고 계신 문서로 서명을 받는 기본 흐름입니다.

문서를 올립니다

마이홈에서 파일 올리기를 누르시면 됩니다. PDF·한글(hwp·hwpx)·워드·엑셀·이미지를 받고, 크기는 32MB까지입니다. 문서 이름을 비워 두시면 파일 이름을 그대로 씁니다.

올리기 화면. 원본은 그대로 보관되고 완성본과 따로 남습니다.

PDF가 가장 정확합니다. 한글 파일도 그대로 올리시면 되지만, 서식이 까다로운 문서라면 한/글에서 「PDF로 저장」하신 것을 올리는 편이 원본과 똑같이 나옵니다.

직인은 여기서 찍습니다. 원본에 도장을 미리 박아 오실 필요가 없습니다. 서명 자리를 찍어 두면 서명하시는 분이 도장을 올리거나 그려 넣습니다.
받으실 분을 적습니다

이름과 휴대폰이 있으면 됩니다. 이메일과 직함은 선택입니다. 한 문서에 10명까지 넣으실 수 있고, 「+ 한 분 더」로 칸을 늘립니다.

받을 사람 화면에 한 분을 적은 모습입니다. 위쪽 띠로 지금 어느 단계인지 보실 수 있고, 오른쪽 끝의 「○칸」은 그분이 채우실 칸이 몇 개인지 알려 줍니다.
- 문자로 서명 링크가 갑니다. 받으신 자리에서 바로 누르면 되고, 계정을 만들 필요가 없습니다.
- 이메일을 적으시면 같은 링크가 메일로도 가고, 끝난 뒤 완료본도 메일로 받으십니다.
- 둘 중 하나만 적으셔도 서명은 됩니다.

서명할 자리를 찍습니다

왼쪽에서 넣을 칸의 종류를 고르고 문서 위를 누르면 그 자리에 칸이 놓입니다. 칸은 끌어서 옮기거나 모서리로 크기를 바꾸실 수 있습니다.

왼쪽 칸 종류, 가운데 문서, 오른쪽 찍은 칸 목록이 있는 자리 찍기 화면 — 자리 찍기 화면. 오른쪽에 지금까지 찍은 칸이 모두 나열됩니다.

서명	손으로 그리거나 도장 이미지를 올리는 칸
날짜	날짜를 넣는 칸
글자	이름·소속처럼 글로 적는 칸
체크	찬성·반대처럼 표시하는 칸
고르기	몇 가지 중에 하나를 고르는 칸

누가 채우나에서 사람을 바꿔 가며 찍습니다. 「요청자(보내기 전)」로 두고 찍은 칸은 보내기 전에 내가 채울 칸이고, 받으실 분 이름으로 두고 찍은 칸은 그분이 채울 칸입니다. 같은 종류를 여러 개 찍으실 때는 연달아 찍기를 켜 두시면 편합니다.

칸의 연필을 누르면 「무슨 칸인지」 적어 두실 수 있고, 그 말이 받는 분 화면에 그대로 나옵니다.

자리 찍기 화면 아래쪽의 나중에·다음 버튼 — 다 찍으셨으면 「다음 — 보내기」로 넘어갑니다. 「나중에」를 누르면 조안으로 남습니다.

내가 채울 칸이 있으면 채웁니다

앞 단계에서 요청자 몫으로 찍은 칸이 있을 때만 이 화면이 나옵니다. 없으면 바로 보내기로 넘어가고, 단계 띠도 3단계로 짧아집니다.

내용 채우기. 오른쪽 칸을 고르면 문서의 그 자리로 화면이 옮겨 갑니다.

「필수 입력 ○/○」로 몇 칸이 남았는지 보실 수 있습니다.
보냅니다

받으실 분과 자리를 마지막으로 확인하는 화면입니다. 보내는 방법과 기한을 여기서 고르고, 남기실 말이 있으면 적습니다.

보내기 화면. 받으실 분 줄에 채울 칸이 몇 개인지 함께 나옵니다.

「보냅니다」를 누르면 그 자리에서 문자와 메일이 나갑니다.

보내면 되돌릴 수 없습니다. 문자와 메일이 실제로 나가고, 보낸 뒤에는 자리와 서명자를 바꾸실 수 없습니다 — 받으신 분이 본 것과 달라지기 때문입니다. 문서를 지우실 수도 없고, 대신 취소는 하실 수 있습니다. 누르시기 전에 받는 분의 번호를 한 번 더 확인해 주세요.

3보내는 방법 고르기

한꺼번에, 아니면 차례대로

한꺼번에	모두에게 지금 갑니다. 순서 없이 각자 서명하고, 마지막 한 분이 끝나면 완료됩니다.
차례대로	첫 분에게만 먼저 갑니다. 앞 차례가 끝나야 다음 분께 가고, 그 전에는 문서도 보이지 않습니다.

결재처럼 순서가 있어야 하는 문서라면 차례대로, 여러 분께 같은 동의를 받는 것이라면 한꺼번에가 맞습니다. 기본은 한꺼번에입니다.

기한

기한 없음 · 3일 · 7일 · 14일 · 30일 중에 고르십니다. 기한을 정하시면 그 날 자정까지 서명하실 수 있고, 요청 메일과 서명 화면에 그 날짜가 함께 나갑니다. 지나면 서명이 막힙니다.

남기실 말

안 적으셔도 됩니다. 적으시면 받으시는 모든 분께 같은 말이 가고, 요청 메일과 서명 화면에 함께 나옵니다. 다만 문자에는 들어가지 않습니다 — 링크가 잘릴 수 있어 문자는 짧게 보냅니다.

4서식으로 시작하기

자주 쓰는 양식은 파일을 올리지 않고 바로 만드실 수 있습니다. 「예시」 자리를 우리 지부 값으로 바꾸면 그대로 우리 문서가 됩니다.

공용 서식, 내 양식, 공유된 서식이 있는 서식 목록 — 서식 목록. 공용 서식 외에 다른 지부가 공유한 서식도 가져다 쓰실 수 있습니다.

왼쪽에서 항목을 켜고 끄면 오른쪽 미리보기가 바뀌는 화면 — 왼쪽에 적으시면 오른쪽 노란 자리가 바로 바뀝니다.

개인정보 동의서라면 받을 항목을 켜고 끌 수 있습니다. 안 켠 묶음은 문서에서 통째로 빠지니, 필요 없는 동의는 함께 받지 않는 편이 좋습니다.

문서 이름과 문서 만들기 버튼 — 「문서 만들기」를 누르면 앞 장의 받을 사람 → 자리 찍기 흐름으로 이어집니다.

빈칸의 흐린 글씨는 원본 서식의 예시입니다. 참고만 하시고 우리 값으로 적어 주세요 — 예시 그대로 두면 저장되지 않습니다.

우리 서식을 남들과 나누기

쓰시던 양식을 올려 문서를 만드신 뒤 그 문서 화면에서 「서식으로 공유하기」를 누르시면, 다른 지부가 칸 배치까지 그대로 가져다 씁니다.

관리자가 검토하고 공개합니다. 쓰시던 문서에 개인정보가 남아 있을 수 있고, 한 번 퍼지면 되돌리기 어렵기 때문입니다.

5여러 분께 한 장씩

서식을 채워 「문서 만들기」를 누른 다음, 「받을 사람」 화면에서 「주소록에서 골라 여러 분께 보내기」를 고릅니다. 먼저 받는 분의 서명 자리를 찍고, 그다음 주소록에서 고른 분들께 각자 한 장을 보냅니다. 한 장에 여러 명이 서명하는 것이 아닙니다. 원본 문서는 묶음 밑으로 들어가 문서함에서 빠지며, 보낸 것이 없이 그만두면 문서함으로 돌아옵니다.

보내기 전에 「나에게 시험 발송」을 먼저 합니다. 내 메일(문자를 켜 두었으면 내 번호로 문자도)로 받는 분과 똑같은 한 장이 가고, 열어서 자리와 내용을 확인한 뒤에야 전체 보내기 단추가 풀립니다.

조합원 동의서처럼 같은 문서를 여러 분께 따로 받아야 할 때 쓰십니다. 받으신 분마다 자기 몫의 문서가 하나씩 생기고, 각각 따로 완료됩니다.

사람 수만큼 문자와 메일이 나갑니다. 보내기 전에 주소록을 반드시 확인해 주세요 — 한 번 나간 것은 되돌릴 수 없습니다.

6주소록

자주 보내는 분을 모아 두면 서명 요청할 때 골라 넣기만 하면 됩니다. 마이홈의 내 주소록에서 관리하십니다.

CSV로 한꺼번에 넣기와 손으로 한 명 넣기가 있는 주소록 화면 — 주소록 화면. 이 주소록은 본인만 보실 수 있고 다른 분의 주소록과 섞이지 않습니다.

엑셀로 한꺼번에 넣기

첫 줄에 이름 · 이메일만 있으면 됩니다. 휴대폰·직함·소속·그룹은 선택입니다.
엑셀에서 저장한 한글 파일도 그대로 됩니다. 어떻게 만드는지 모르시겠으면 본보기 CSV를 내려받아 고쳐 쓰세요.
같은 이메일은 덮어씁니다 — 두 번 올려도 목록이 두 배가 되지 않습니다.
그룹 칸에는 대전지부, 집행부처럼 쉼표로 여럿 적으실 수 있습니다.

그룹 칸이 없는 파일을 올리시면 이미 지정해 두신 그룹은 그대로 둡니다.

7문서함과 완료본

서명을 요청했거나 내가 처리할 문서가 모입니다. 처리할 문서 · 진행 중 · 완료 · 전체로 나뉘어 있습니다.

처리할 문서 칸에 조안 문서가 하나 있는 문서함 — 보내지 않고 「나중에」로 두신 문서는 조안으로 여기 남습니다.

조안 문서를 열었을 때의 화면과 고치기 단추들 — 조안 문서. 받을 사람과 자리를 몇 번이든 고치실 수 있습니다.

서명이 끝나면

서명이 모두 끝난 문서 화면과 문서번호·검증코드 — 완료된 문서. 오른쪽에 문서번호와 검증코드가 나옵니다. 이 그림은 실제 문서라 제목·서명자·문서번호·검증코드를 가렸습니다.

완료본 받기	서명이 모두 들어간 최종 PDF를 내려받습니다.
감사추적증명서	누가 언제 무엇을 했는지 적힌 증명서입니다. 문서번호와 검증코드가 여기 적혀 있습니다.
서식으로 공유하기	이 문서의 칸 배치를 서식으로 만들어 다른 지부와 나눕니다.

확인됨 줄에는 받으신 분이 진위 확인을 실제로 해 보셨는지 횟수가 나옵니다.

진행 이력

문서를 만든 때부터 완료본을 보낸 때까지 초 단위로 남습니다. 덧붙이기만 되고 지워지지 않습니다. 이것이 감사추적증명서의 몸입니다. 같은 사람이 잇달아 한 일은 「열어 봄 · 2번」처럼 한 줄로 묶어 보여 드립니다.

완료본에 찍히는 것

완료된 문서의 미리보기 — 완료본 미리보기. 이 그림은 실제 문서라 지부 이름과 담당자 연락처, 제목을 가렸습니다.

끝난 문서는 모든 쪽 아래에 QR과 검증코드가 찍힙니다. 받으신 분이 그 자리에서 진짜인지 확인하실 수 있습니다.

8진위 확인

받으신 문서가 이 시스템에서 완료된 것인지, 그 뒤에 고쳐지지 않았는지 확인합니다. sign.kupst.org/verify에서 로그인 없이 하실 수 있습니다.

파일로 확인하기와 문서번호·검증코드로 확인하기 두 가지 방법 — 진위 확인 화면. 받으신 분께 이 주소를 알려 드리면 됩니다.

파일로 확인	전자 파일(PDF)을 받으신 경우입니다. 올리신 파일은 저장하지 않고, 지문(SHA-256)을 계산한 즉시 버립니다.
문서번호 + 검증코드	종이 인쇄본이나 스캔본을 받으신 경우입니다. 인쇄를 거치면 파일 지문이 달라져 파일로는 확인할 수 없습니다. 감사추적증명서에 적힌 두 값을 넣으시면 됩니다.

9알아두실 점

보낸 뒤에는 고칠 수 없습니다

자리도 서명자도 바꾸실 수 없고 문서를 지우실 수도 없습니다. 취소만 하실 수 있습니다. 서명이 끝난 문서는 더더욱 고칠 수 없습니다. 보내기 전에 미리보기로 확인하는 것이 가장 확실합니다.

한글 파일이 다르게 보일 때

한글 변환 경고가 붙은 문서 화면 — 변환에 예비 변환기가 쓰이면 문서 위쪽에 이런 알림이 붙습니다. 앞 장과 같은 문서이며, 가린 곳도 같습니다.

한글 변환 서비스를 쓰지 못해 예비 변환기로 만들어진 경우, 쪽수나 들여쓰기가 원본과 다를 수 있습니다. 이런 알림이 보이면 미리보기를 눈으로 확인해 주세요. 이상하면 원본을 고쳐 다시 올리시는 편이 낫습니다.

사용법 안내 페이지

시작하기·서명 요청을 받으셨나요·자주 묻는 질문이 준비 중인 안내 페이지 — 사이트 안의 안내 페이지. 「전자서명의 효력」과 「문서 진위 확인」은 지금도 보실 수 있습니다.

도움이 필요하시면

이름이 명부에 없거나 번호가 바뀌어 로그인이 안 되실 때, 서식 공유를 요청하실 때는 사무처(mail@kupst.org)로 알려 주세요.